Numérisation fidèle pour l’URSSAF : conformité, cachet RGS et réglementation

Qu'est-ce que la numérisation fidèle pour l'URSSAF ?

Depuis juillet 2019, la réglementation française reconnaît la validité des documents numérisés, comme les factures et les notes de frais, lors des contrôles URSSAF. Ces documents, initialement établis ou reçus au format papier, peuvent être conservés numériquement sous certaines conditions strictes.

Pour garantir leur conformité, chaque document doit respecter les exigences suivantes :

  • Format PDF ou PDF/A-3 (ISO 19005-3) pour assurer la pérennité et l’interopérabilité des systèmes.
  • Cachet RGS* ou équivalent, attestant de l’intégrité et de l’authenticité des documents.
  • Empreinte numérique ou signature électronique conforme au RGS*.

Pourquoi choisir un certificat conforme au RGS* ?

Le Référentiel Général de Sécurité (RGS) est la norme française qui garantit la fiabilité des certificats électroniques. Utiliser un cachet RGS* permet de :

  • Assurer la conformité des documents lors des contrôles URSSAF.
  • Protéger vos données contre les altérations.
  • Répondre aux exigences légales pour une numérisation fidèle.

En cas de non-respect de ces règles, l’URSSAF peut exiger l’original papier. À défaut, cela entraîne une taxation forfaitaire prévue par l’article R243-59-4 du Code de la sécurité sociale.

Notre certificat RGS* :

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Comment garantir une numérisation fidèle ?

Pour que vos documents numérisés soient conformes, suivez ces étapes :

  1. Numérisez vos documents au format PDF/A-3, préservant les couleurs et les détails.
  2. Appliquez un cachet serveur conforme au RGS* pour garantir leur intégrité.
  3. Ajoutez une empreinte numérique ou une signature électronique.

Sanctions en cas de non-conformité

Si vos documents ne respectent pas les modalités de l’arrêté du 23 mai 2019, ils peuvent être considérés comme absents lors d’un contrôle URSSAF. Cela peut entraîner un redressement ou une taxation forfaitaire.

Faites le choix d’une solution fiable

Besoin d’un certificat électronique conforme pour vos documents URSSAF ? Optez pour Négocio RGS*, notre solution de confiance pour garantir la numérisation fidèle de vos pièces justificatives. Contactez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus !

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