URSSAF et fiscal : numérisation et copie fidèle
La réglementation française en droit social reconnait les documents et pièces justificatives numérisés (tels que factures, notes de frais…), notamment lors de contrôles URSSAF.
En effet, depuis juillet 2019, même si ces pièces sont établies ou reçues au format papier, elles peuvent être conservées sur support numérique. Pour ce faire, la numérisation de ces documents doit être accompagnée d’un cachet serveur conforme RGS*
CERTIFICAT À COMMANDER :
Numérisation fidèle: l’article L. 243-16, alinéa 2 du code de la sécurité sociale et l’arrêté du 23 mai 2019 s'appliquent
En effet, chaque document numérisé doit être conservé sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.
Par ailleurs, le document pdf doit être assorti :
– d’un scellement des données effectué à l’aide d’un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
– d’une empreinte numérique ;
– d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au RGS de niveau une étoile ;
– ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).
La numérisation doit permettre une reproduction à l’identique du document. Cette copie numérique doit être conforme à l’original en image et en contenu, y compris les couleurs, s’il y en a.
En cas de non-respect de la réglementation relative aux modalités de l’arrêté du 23 mai 2019 il est prévu qu’il soit présenté à l’administration fiscale, l’original sous format papier.
A défaut, cette situation est considérée comme une absence de documents ou pièces justificatives nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales. L’URSSAF, peut, alors en cas de contrôle procéder à un redressement par taxation forfaitaire (Article R243-59-4 du code de la sécurité sociale).