Qu'est-ce que le cachet électronique ?
Un cachet électronique est l’équivalent numérique du tampon ou d’un sceau d’entreprise.
Il est défini dans le règlement européen (n°910/2014) comme :
« Un cachet électronique est un ensemble de données sous forme électronique, qui sont jointes ou associées logiquement à d’autres données sous forme électronique pour garantir l’origine et l’intégrité de ces dernières ».
Une personne physique utilise la signature électronique pour s’engager personnellement.
Une personne morale (c’est à dire : une entreprise, une association, une collectivité territoriale, etc.) va utiliser le tampon d’entreprise. Et pour des documents numériques, il s’agira du cachet électronique.
Il permet alors d’authentifier l’origine d’un document et d’en garantir l’intégrité. Dans un contexte où les cyberattaques et les fuites de données sont de plus en plus nombreuses, les entreprises ont besoin d’outils sécurisés pour authentifier leurs documents, tout en respectant les exigences légales en matière de sécurité et de confidentialité. C’est là que le cachet électronique joue un rôle essentiel !
La valeur juridique du cachet électronique :
Sa valeur juridique est définie par le règlement européen eIDAS.
Comme pour la signature numérique, le cachet électronique comprend 3 niveaux différents.
Les différents niveaux du cachet électronique :
Il s’agit du premier niveau, il apporte une protection juridique de base à vos documents et garantit leur authenticité.
Il comprend plus d’exigences en matière de sécurité et repose sur un processus d’identification plus sécurisé. Ce niveau est recommandé pour les documents importants (comme les contrats, par exemple). Il offre une preuve plus solide de l’origine du document et renforce la confiance accordée à son contenu.
C’est le niveau de sécurité le plus haut ! Il repose sur l’utilisation d’un certificat électronique qualifié délivré par un prestataire de service de confiance (comme ChamberSign). Ainsi, le niveau « qualifié » garantit l’intégrité et l’origine du document, mais également l’identité de l’émetteur. Il repose sur l’usage d’un processus d’identification fiable qui va garantir le lien entre la personne morale et le document électronique sur lequel il est apposé. Ainsi, il établit des relations commerciales fiables et sécurisées. Concrètement, le cachet électronique qualifié repose sur un procédé cryptographique. Lorsqu’on appose un cachet électronique qualifié sur un document numérique, ce dernier est scellé et crypté grâce à des algorithmes, attestant ainsi de son authenticité.
En résumé, chaque niveau de cachet électronique propose des garanties juridiques spécifiques et adaptées aux besoins des entreprises. Cela va d’une protection de base à une sécurité maximale pour les documents les plus importants. Ces différents niveaux sont définis par le règlement européen eIDAS qui fixe le cadre juridique harmonisé pour les transactions électroniques au sein de l’Union européenne.
Quelle est la différence entre un cachet électronique et une signature électronique ?
Comme nous l’avons vu précédemment, leurs usages vont être sensiblement identiques. La grande différence est que le cachet électronique engage une personne morale : l’organisation, là où la signature électronique engage une personne physique : un employé ou représentant de l’organisation.
Ainsi, bien que leurs objectifs soient similaires, le cachet électronique et la signature électronique s’adressent à des entités différentes. Le premier engage l’entreprise dans son ensemble, tandis que le second lie un individu à un document.
Il est important de rappeler que le cadre juridique de la signature électronique et du cachet électronique est défini par le même règlement européen : eIDAS. Il leur confère une reconnaissance juridique dans toute l’Union européenne. Cependant, même si les deux technologies sont conformes aux exigences d’eIDAS, elles ne sont pas interchangeables. Le choix entre un cachet ou une signature dépend du type de document en question et de l’entité (physique ou morale, donc une personne ou une organisation) qui doit être juridiquement liée à ce document.
Les cas d'usage du cachet électronique :
Le cachet électronique permet de prouver que le document a bien été émis par une entreprise ou une organisation. Il engage l’entreprise en garantissant qu’elle est à l’origine du document.
Voici quelques exemples de documents pouvant comporter un cachet électronique :
- Documents administratifs : contrats, factures, bulletins de paie…
- Documents juridiques : actes notariés, conventions, PV…
- Documents fiscaux : déclarations de revenus, avis d’imposition…
Le cachet électronique qualifié est notamment utilisé dans EPREL :
- Assure la validité juridique dans l’ensemble des pays de l’UE.
- Garantit l’origine et l’intégrité du document.
- Est conforme au règlement eIDAS.
Comment obtenir un cachet électronique :
Pour la vérification d’un document scellé, on peut consulter le certificat électronique qualifié associé au cachet électronique. Ce certificat doit être délivré par un prestataire de service de confiance, comme ChamberSign !
Les prestataires de service de confiance doivent suivre des procédures de sécurité strictes. Elles permettent la vérification de l’identité numérique et garantissent la confidentialité, l’authenticité et l’intégrité des données échangées sur le web.
Le prestataire, après avoir fait la vérification de l’identité de l’entité, délivre le certificat électronique qualifié qui sera utilisé pour générer le cachet électronique. Ainsi, il atteste de l’authenticité de l’entité qui appose le cachet et peut garantir que les documents scellés ne peuvent être modifiés sans rendre le cachet invalide.
Les avantages du cachet numérique :
Le cachet électronique s’intègre facilement dans vos processus et vos outils informatiques. De plus, l’accès aux documents signés électroniquement est simplifié, ce qui facilite la collaboration à distance.
Grâce à des processus simplifiés et à la dématérialisation, gagnez en efficacité ! Vous pouvez aussi profiter d’un traitement automatisé des documents, réduisant également des délais opérationnels.
Économisez sur les frais de papier et d’impression, l’archivage des documents ainsi que le gain de temps apporté à vos équipes.
Notamment grâce au cachet électronique qualifié. Le niveau de sécurité est équivalent à celui des procédures papier. Le cachet électronique garantit l’authenticité et l’intégrité du document sur lequel il est apposé.
Grâce au cachet électronique, une traçabilité complète de l’opération est possible. On voit quand l’entreprise ou l’organisation a apposé le cachet sur le document. Ce dernier est scellé et donc intègre.
Ce qu'on doit retenir sur le cachet électronique :
Pour conclure, eIDAS 2.0 est la première grande mise à jour de ce règlement. 10 ans après la version initiale, il doit être redéfini pour prendre en compte la digitalisation des entreprises, les innovations technologiques et les nouvelles menaces de cyberattaques auxquelles les entreprises font face.
Pour cela, elle va redéfinir certains aspects déjà présents dans la première version mais va également apporter des nouveautés comme l’apparition du Portefeuille d’Identité Numérique (PEIN, Wallet EUDI).
Pour mieux contrôler les entreprises et pour favoriser le respect du règlement, des sanctions vont aussi être mises en place.
Auteur :
- Yohann FRANZETTI
- Chargé Marketing et Communication ChamberSign France
Contactez dès maintenant
un expert en certificat électronique et identité numérique
ChamberSign, autorité de certification, tiers de confiance, est un fournisseur d’identité numérique. Nous garantissons et délivrons des identités numériques aux entreprises du secteur public et privé. Nos produits, permettent de répondre à leurs besoins. En effet, les certificats électroniques personnes physiques et morales ChamberSign sont des couteaux suisses multi-usage. Grâce à eux vous pouvez signer électroniquement, vous connectez en utilisant une authentification forte, sécurisez vos échanges, vos machines et également sceller vos données.
Actuellement, ChamberSign et son réseau équipent des entreprises et des collectivités et les accompagne dans leurs transition et/ou projets de digitalisation.
L’engagement de ChamberSign, son expertise, son expérience et la proximité avec ses clients sont les piliers de la confiance en notre marque. Nos certificats électroniques émis et délivrés respectent scrupuleusement les réglementations européennes en vigueur. Permettre aux organisations de sécuriser les échanges de données est encré dans notre ADN.