La facturation électronique est un processus numérique qui permet l’émission, la transmission et la réception de factures sous format électronique.
Ce système innovant transforme la manière dont les entreprises gèrent leurs transactions financières, en éliminant les contraintes et les inefficacités des méthodes « traditionnelles ».
Contrairement aux factures papier traditionnelles, plus besoin d’aucune impression ou d’envoi postal. C’est un énorme gain de temps !
Ce système favorise alors la dématérialisation, la sécurisation et l’automatisation des transactions commerciales. La facturation électronique va alors moderniser les échanges commerciaux, offrant une solution plus rapide, plus sûre et plus écologique.
Pour les entreprises, la législation en vigueur et à venir impose des obligations croissantes en matière de facturation électronique, visant à uniformiser les processus de facturation et à lutter contre la fraude. En France, la loi de finances prévoit la généralisation progressive de la facturation électronique pour toutes les entreprises d’ici 2027, rendant cette transition non seulement bénéfique mais aussi nécessaire.
La facturation électronique désigne le processus par lequel les factures sont émises, transmises, reçues et archivées sous un format numérique. Contrairement aux factures papier traditionnelles, les factures électroniques ne nécessitent aucune impression, manipulation ou envoi postal.
Elles sont alors générées et traitées via des logiciels spécialisés pour une gestion plus rapide et plus efficace.
Pour émettre ou recevoir une facture électronique d’un fournisseur, plusieurs outils sont disponibles comme par exemple le portail public de facturation Chorus Pro.
La facturation électronique repose ainsi sur plusieurs technologies :
Afin de garantir l’authenticité et l’intégrité du document. La signature électronique est un élément crucial, elle confirme l’identité de l’émetteur et prouve qu’il n’y a pas eu de modifications de la facture après sa signature.
Afin de sécuriser les échanges en ligne en assurant l’identité des parties impliquées. Les certificats électroniques servent à authentifier les parties impliquées dans les échanges en ligne. Ils sont délivrés par des autorités de certification, comme ChamberSign !
Pour conserver de manière sécurisée les factures électroniques selon la législation en vigueur. L’archivage numérique garantit que les documents sont stockés de manière fiable et protégés contre les pertes, les destructions et les altérations. De plus, ces solutions d’archivage permettent des fonctionnalités de recherche qui facilitent la gestion des factures électroniques émises.
Ainsi, la mise en place de la facturation électronique repose sur l’intégration de différentes technologies qui assurent la sécurité et la conformité des transactions. Elles optimisent les processus administratifs réduisant ainsi les coûts et améliorant l’efficacité opérationnelle.
La facturation électronique devient progressivement une obligation pour les entreprises.
Initialement prévue au 1er juillet 2024, cette obligation d’émettre et recevoir des factures électroniques s’appliquera progressivement à partir de septembre 2026.
Cette obligation concerne toutes les entreprises qui :
Il y a également une obligation de e-reporting qui s’applique aux entreprises qui :
Pour aider les entreprises à anticiper ces obligations, différents guides sont disponibles.
La facturation électronique devient progressivement obligatoire dans le but de simplifier les démarches administratives des entreprises et lutter efficacement contre la fraude à la TVA.
Cette mesure vise aussi à améliorer la compétitivité des entreprises françaises en leur faisant profiter des nombreux avantages liés à la dématérialisation.
Le premier avantage de la facturation électronique est la réduction des coûts liés au papier, à l’impression et à l’affranchissement. Elle apporte plus de sécurité en éliminant les erreurs de saisie manuelle. Grâce à cette digitalisation, les coûts administratifs sont diminués. Le traitement des factures est automatisé, accélérant ainsi les délais de paiement.
Les entreprises gagnent du temps et des ressources, optimisant par conséquent leur trésorerie.
En effet, la facturation électronique simplifie les processus de gestion des factures. Elle réduit les tâches manuelles, les flux de travail sont automatisés, augmentant ainsi la rapidité des opérations. Les équipes peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, ce qui améliore la productivité globale de l’entreprise.
La facturation électronique utilise la signature électronique pour garantir l’authenticité des factures. Elle assure l’intégrité des documents, évitant toute altération. Les échanges sont sécurisés, réduisant les risques de fraude. La conformité aux réglementations est renforcée, simplifiant les audits et contrôles. Les entreprises peuvent ainsi opérer en toute confiance.
Grâce à la dématérialisation, plus besoin d’envois postaux pour les factures papiers. Au-delà des impressions, cela réduit également les transports physiques liés à l’envoi postal. Les entreprises participent donc activement à la protection de l’environnement.
Ainsi, au-delà de répondre aux obligations légales à propos de la facturation électronique, sa mise en place apporte de nombreux avantages.
L’intégration réussie de la facturation électronique repose sur une approche méthodique et une adaptation continue aux besoins de l’entreprise.
Pour sa mise en place, voici les points d’attention à avoir :
Identifiez les volumes de factures, les coûts actuels, et les inefficacités dans vos processus de facturation.
Suite aux besoins vus précédemment, référencez les différentes solutions qui s’offrent à vous.
Organisez des sessions de formation pour familiariser vos employés avec les nouveaux outils et processus de facturation électronique.
Informez vos collaborateurs des avantages et des changements induits par la facturation électronique.
Assurez-vous que le logiciel de facturation électronique s’intègre parfaitement avec vos systèmes de gestion actuels.
La mise en œuvre de la facturation électronique est un processus stratégique qui nécessite une approche structurée et réfléchie. Pour maximiser les avantages apportés par la dématérialisation des factures, évaluez vos besoins spécifiques afin de choisir une solution adaptée. La sensibilisation et la formation du personnel est un enjeu important pour la mise en place de la facturation électronique mais également pour améliorer l’efficacité, la sécurité et la conformité de vos processus de facturation.
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